SOFTWARE
Il software “AFBP”, ideato da EFFEBIPI SRL e realizzato da DIGITAL SRL, è un programma semplice e completo di organizzazione delle procedure, dei dati e dei fascicoli dello studio in materia di antiriciclaggio, così come disciplinato dal D.lgs. 231/2007 e successive modifiche.
Le funzionalità principali del software sono le seguenti:
· Gestione anagrafica dei clienti dello Studio (persone fisiche, titolari di partita Iva e società)
· Gestione anagrafica delle persone fisiche coinvolte (titolari/legali rappresentanti, esecutori e titolari effettivi)
· Gestione persone politicamente esposte
· Gestione anagrafica dei responsabili e dei delegati dello Studio
· Gestione delle “prestazioni”
· Valutazione del rischio
· Controllo costante
· Stampa del fascicolo del cliente
· Stampa dei controlli costanti effettuati
· Stampa elenco delle prestazioni attive
· Stampe di utilità varie
· Possibilità di archiviazione dei documenti di ogni cliente ai fini della conservazione
· Link utili
L’ inserimento dei dati è semplice e intuitivo e sono previsti inoltre una serie di controlli / verifiche dei dati inseriti.
Sono previste le “segnalazioni” delle seguenti scadenze:
· Scadenze delle cariche sociali
· Scadenze dei documenti di riconoscimento
· Scadenze dei controlli costanti
GESTIONE ANAGRAFICA DEI CLIENTI DELLO STUDIO
Si possono gestire “clienti” dello Studio sia persone fisiche, titolari di partita Iva (ditte individuali, professionisti ecc.) sia società (Spa, Srl. Sas, Snc ecc.). E’ prevista la possibilità di modificare eventuali errori di inserimento e di inserire eventuali variazioni (cambio ragione sociale, cambio sede legale ecc.) necessari per l’ obbligatorio “controllo costante” periodico.
GESTIONE ANAGRAFICA PERSONE FISICHE
Per ogni cliente si possono inserire le anagrafiche di tutte le persone fisiche coinvolte:
· Titolari, legali rappresentanti, ogni altro rappresentante della società
· Esecutori muniti di apposita delega per rappresentare la società
· Titolari effettivi
E’ prevista la possibilità di inserire un numero illimitato di anagrafiche, di modificare eventuali errori di inserimento e di inserire eventuali variazioni e/o nuovi inserimenti conseguenti alla modifica delle cariche sociali e/o della compagine azionaria o societaria, dati necessari per l’ obbligatorio “controllo costante” periodico.
GESTIONE PERSONE POLITICAMENTE ESPOSTE
Il programma prevede la possibilità di evidenziare le persone fisiche politicamente esposte; questo permetterà di effettuare correttamente la valutazione del rischio relativo al cliente coinvolto.
GESTIONE ANAGRAFICA DEI RESPONSABILI E DEI DELEGATI DELLO STUDIO
Lo Studio potrà inserire le anagrafiche dei professionisti, collaboratori o dipendenti che sono stati incaricati, tramite apposita delega che è possibile gestire direttamente dal programma, quali responsabili o delegati. Ad ogni persona sarà consentito di utilizzare il programma tramite “login” personalizzata che abiliterà ad utilizzare tutte le funzioni previste o solo una parte delle stesse (delegati).
GESTIONE DELLE PRESTAZIONI
Per ogni cliente si potranno inserire i dati relativi alla o alle prestazioni richieste allo Studio. E’ prevista la possibilità di stampare il preventivo e/o il mandato direttamente dalla procedura. I dati relativi alle prestazioni potranno essere modificati e/o integrati ai fini dell’ adeguato “controllo costante” periodico.
VALUTAZIONE DEL RISCHIO
Il professionista potrà compilare e stampare il modulo corrente della valutazione del rischio del cliente al momento della sua identificazione ed eventualmente rivedere e ristampare una nuova valutazione del rischio se ne ricorrono i presupposti.
CONTROLLO COSTANTE
Questa funzione prevede la possibilità di effettuare periodicamente il controllo costante di un cliente. La frequenza del controllo costante può essere stabilita dal professionista in base alle proprie valutazioni a secondo che si tratti di un cliente con un rischio basso, medio o alto.
STAMPA FASCICOLO DEL CLIENTE
Con questa funzione il programma prevede la stampa di:
· Copertina del fascicolo del cliente
· Scheda di identificazione del cliente
· Dichiarazione del cliente
· Attestazione del professionista
· Attestazione di identificazione del cliente da rilasciare ad altro professionista
· Lettera informativa della persona politicamente esposta
· Valutazione del rischio
· Dichiarazione di privacy in materia di antiriciclaggio
· Dichiarazione del cliente per controllo costante
· Controlli costanti
· Eventuale preventivo e/o mandato
· Lista documenti inseriti nel fascicolo
ARCHIVIAZIONE DEI DATI
Il programma funziona su una piattaforma “web” e quindi non occorre installare il programma sul proprio hardware. I dati inseriti saranno trattati direttamente da EFFEBPI SRL e sono garantiti la privacy e l’ archiviazione a norma di legge.